JACFA Alert – College Printing Changes & All Chairs Consultation

The following message was sent to the coordinators on Friday August 25/ Le message suivant a été envoyé aux coordinateurs le vendredi 25 août

Dear Department Coordinators,

As many of you may know, at this week’s All Chairs meeting the Director of ITS, Robin Ray-Chaudhuri, will be presenting the College’s plans for changes to our access to printing services at the College, and (we hope) soliciting your feedback. We are writing today to provide you with some background information on this topic, to make you aware of our alarm at the scope and implications of proposed changes, and to ask that you use your collective voices to help deter the College from making decisions which we believe will lead to major deterioration of our working conditions.

On August 7 (during our vacation), ITS posted the following on the portal:

JAC End User Printing Renewal: Phase 1 Underway

***UPDATED***

As part of our commitment to modernizing college systems and infrastructure, a fleet of new multifunction devices, carefully selected for our needs are now being deployed conveniently around campus at forty-five service points (typically one per building per floor) set to be completely functional by December 31st 2023.

Phase 1 of the deployment is now underway. Xerox Altalink Service Points are being distributed around campus this week following the successful reception and configuration of the first Versalink Service Points in July. To minimize the impact, please direct impressions during this deployment to an adjacent printer as they are brought online in the coming days.

We look forward to providing the community with secure, reliable machines and modern Printing, Copying, Scanning and Email workflows in advance of the new semester at most service points.

High Level Service Point Transition Plan:

Legacy device fleet will remain in “limited service” until June 30th 2024

3 Phases for Service Point Deployment

Phase 1 – August 2023

•All New Devices Delivered to JAC

•30/45 Service Points In Service

Phase 2 – January 2024

•45/45 Service Points in Service

Phase 3 – May 2024

•Gaps in Service Point Strategy Filled with Project Contingency

More information about this intiative (sic) can be found in the ITS Community on Omnivox.

The extra information sheet alluded to at the end of the message is linked here for your reference. In particular, the document contains the planned location for the new printers:

·        2 printers (down from 3) in the main print room in the basement of Herzberg

·        1 printer per floor per building shared between teachers and students

·        1 printer for most non-academic departments (1 for deans, 1 for AD/DG, 1 for sports centre, 1 for student services, etc)

·        No printers for academic departments

The overall premise of this plan reflects the lack of consultation with teachers in its creation. For example: why does a department of 5 administrators merit a dedicated printer inaccessible to students while a department of 40 teachers does not?

The JACFA Executive also see a number of practical problems:

  1. Assessment Printing Security: Teachers need a place inaccessible to students to print materials that will be used in blind assessments like tests and quizzes. The College’s response to this has been that the new system will allow teachers to only begin the print job when they arrive at the printer. But this is clearly insufficient, as students will still be able to see materials as they are being printed in unsecure locations, and because when the printers inevitably jam or run out of paper, causing pages to be left in printers, or worse, in the print queue, while a teacher needs to leave to resolve the issue, there will be situations where students are left alone with such assessments. For example, what if a draft exam fails to print as expected, and then prints later when a jam is cleared or the print queue is emptied on a printer accessible to students?
  1. Printing Traffic at Peak Times: At times shortly before regular class blocks start, teachers need to have priority access to printers to produce in-class handouts and assessments. Having to wait for students and other teachers to print will result in lost learning time for students and lost teaching time for teachers.
  1. Breakdowns/Supplies: Having virtually no redundancy (one printer per floor) will greatly exacerbate the effect of equipment failure, causing further traffic and security problems. Moreover, having to wait for IT to come to refill paper or fix paper jams, or having to backtrack to our offices/departments to fetch these supplies further illustrates the efficiency and security issues. 

The JACFA Executive has also been made aware of several additional decisions that may compound the problems listed above:

  1. All end-user printers at the College will now be managed by IT, including those in the self-serve copy room. The printers in those rooms have been unreliable for many years (despite several hardware upgrades with promises to fix the problems), but the one saving grace has always been easy access to technical support, with the print room immediately adjacent. Now, teachers may have to call IT when there are issues, which may take much more time.
  1. Without any consultation, the College has also ended support for printing from USB devices, citing unspecified “security concerns”. USB printing was the one feature that allowed College printing to (somewhat) function during the network outages that have plagued the institution since our return to in-person learning. This change seems short-sighted and unnecessary.

Many of these decisions seem to be predicated on a future increase in the reliability of our infrastructure, but there is no reason to expect that in the future printers will no longer jam and networks will no longer go down. If the premise is instead that when these failures do occur, IT will be able to manage them so quickly and effectively that we needn’t be concerned, then we would say that this has not been our recent experience, and that IT needs to be given sufficient resources and show a capacity to handle such a task before the administration asks us for a leap of faith where the cost of failure is so high.

As far as we are aware, this week’s All Chairs is the only scheduled consultation of faculty on this matter. If you share our concerns, or have additional ones, we urge you take make your voices heard loudly, repeatedly, and in unison at this meeting. This may well be our only chance to alter the College’s course. Moreover, we urge you to reject the inevitable reply that your concerns will be addressed by the vague “Gaps in Service Point Strategy” alluded to in the final phase of the plan. This change has the potential to cause sufficient disruption that such nebulous and perfunctory promises are insufficient. 

We need and deserve specifics. We need and deserve to be consulted in earnest, and with an open mind. We need and deserve respect for our needs as teachers, and the ability to do our work. And it is for us to tell the College what we need to do our jobs, not the other way around.

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Chères/Chers coordonnatrices et coordonnateurs de département,

Comme beaucoup d’entre vous le savent, lors de la réunion des coordonnatrices et coordonnateurs de cette semaine, le directeur de l’ITS, Robin Ray-Chaudhuri, présentera les projets du Collège concernant les changements à apporter à notre accès aux services d’imprimante du Collège, et (nous l’espérons) sollicitera vos commentaires. Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous fournir des informations de base sur ce sujet, pour vous faire part de notre inquiétude quant à l’ampleur et aux implications des changements proposés, et pour vous demander d’utiliser vos voix collectives pour aider à dissuader le Collège de prendre des décisions qui, selon nous, conduiront à une détérioration majeure de nos conditions de travail.

Le 7 août (pendant nos vacances), l’ITS a affiché le texte suivant sur le portail :

Renouvellement des services d’impression : phase 1 en cours

***MIS À JOUR***

Dans le cadre de notre engagement à moderniser les systèmes et l’infrastructure du collège, une flotte de nouveaux appareils multifonctions, soigneusement sélectionnée pour nos besoins, est déjà en cours de déploiement sur le campus à quarante-cinq points de service (généralement un par bâtiment et par étage) qui devraient être complètement fonctionnels d’ici le 31 décembre 2023.

La phase 1 du déploiement est en cours. Les points de service Xerox Altalink vont être distribués sur le campus cette semaine, suite à la réception et à la configuration des premiers points de service Versalink en juillet.. Pour minimiser l’impact, veuillez diriger les impressions pendant ce déploiement vers une imprimante adjacente au fur et à mesure qu’elles seront mises en ligne dans les jours à venir.

Nous sommes heureux de pouvoir fournir à la communauté des machines sûres et fiables ainsi que des flux de travail modernes pour l’impression, la copie, la numérisation et le courrier électronique avant le nouveau semestre à la plupart des points de service.

Plan de transition des points de service de haut niveau :

Le parc d’anciens appareils restera en “service limité” jusqu’au 30 juin 2024.

3 phases de déploiement des points de service


Phase 1 – Août 2023

  • Tous les nouveaux appareils sont livrés au CCM.
  • 30/45 points de service en service

Phase 2 – janvier 2024

·       45/45 points de service en service

Phase 3 – mai 2024

·       Les lacunes dans la stratégie des points de service sont comblées par les imprévus du projet.

De plus amples informations sur cette initiative sont disponibles dans la communauté ITS sur Omnivox.

La fiche d’information supplémentaire à laquelle il est fait mention à la fin du message est lié ici pour votre référence. Le document contient notamment l’emplacement prévu pour les nouvelles imprimantes :

  • 2 imprimantes (au lieu de 3) dans la salle d’impression principale au sous-sol de Herzberg·       
  • 1 imprimante par étage et par bâtiment, partagée entre les enseignant.e.s et les étudiant.e.s
  • 1 imprimante pour la plupart des départements non académiques (1 pour les doyens, 1 pour l’AD/DG, 1 pour le centre sportif, 1 pour les services aux étudiant.e.s, etc.
  • Pas d’imprimante pour les départements académiques

Le principe général de ce plan reflète le manque de consultation des enseignants lors de sa création. Par exemple : pourquoi un département de 5 administrateurs a-t-il droit à une imprimante dédiée, inaccessible aux étudiant.e.s, tandis qu’un département de 40 enseignant.e.s n’en a pas ?

L’exécutif de JACFA constate également un certain nombre de problèmes pratiques :

  1. Sécurité de l’impression des évaluations : Les enseignant.e.s ont besoin d’un endroit inaccessible aux étudiant.e.s pour imprimer les documents qui seront utilisés lors des évaluations comme les tests et les quiz. La réponse du Collège à ce problème a été que le nouveau système permettra aux enseignant.e.s de ne commencer le travail d’impression que lorsqu’ils.elles arriveront à l’imprimante. Mais cela est clairement insuffisant, car les étudiant.e.s pourront toujours voir les documents pendant qu’ils sont imprimés dans des endroits non sécurisés, et parce que lorsque les imprimantes bloquent ou manquent de papier, ce qui fait en sorte que les pages restent dans les imprimantes, ou pire, dans la file d’attente d’impression, alors que l’enseignant.e doit s’absenter pour résoudre le problème, il y aura des situations où les étudiant.e.s seront laissés seuls avec ces évaluations. Par exemple, que se passe-t-il si un examen ne s’imprime pas comme prévu, puis s’imprime plus tard lorsqu’un bourrage est éliminé ou que la file d’attente d’impression est vidée sur une imprimante accessible aux étudiant.e.s.
  1. Trafic d’impression aux heures de pointe : Peu avant le début des cours, les enseignants ont besoin d’un accès prioritaire aux imprimantes pour produire des documents et des évaluations en classe. Le fait de devoir attendre que les élèves et les autres enseignant.e.s impriment causera une perte de temps d’apprentissage pour les élèves et une perte de temps d’enseignement pour les enseignant.e.s.
  1. Pannes/approvisionnements : L’absence quasi-totale de redondance (une imprimante par étage) exacerbera considérablement l’effet des pannes d’équipement, ce qui aggravera les problèmes de circulation et de sécurité. En outre, le fait de devoir attendre que le service informatique vienne recharger le papier ou réparer les bourrages, ou de devoir retourner dans nos bureaux/départements pour aller chercher ces fournitures illustre encore les problèmes d’efficacité et de sécurité.

L’exécutif de JACFA a également été informé de plusieurs décisions supplémentaires susceptibles d’aggraver les problèmes énumérés ci-dessus :

  1. Toutes les imprimantes du Collège seront désormais gérées par le service informatique, y compris celles de la salle de photocopie en libre-service. Les imprimantes de ces salles ne sont pas fiables depuis de nombreuses années (malgré plusieurs mises à niveau du matériel qui promettaient de résoudre les problèmes), mais le seul point positif a toujours été l’accès facile à l’assistance technique, la salle d’impression étant immédiatement adjacente. Aujourd’hui, les enseignant.e.s doivent appeler le service informatique en cas de problème, ce qui peut prendre beaucoup plus de temps.
  1. Sans aucune consultation, le Collège a également mis fin à l’impression à partir de clé USB, en invoquant des “problèmes de sécurité” non spécifiés. L’impression à partir de clé USB était la seule fonction qui permettait le fonctionnement (en partie) pendant les pannes de réseau qui ont affecté l’institution depuis notre retour à l’apprentissage en présentiel. Ce changement semble à manquer de prévoyance et inutile.

Nombre de ces décisions semblent reposer sur une augmentation future de la fiabilité de notre infrastructure, mais il n’y a aucune raison de penser qu’à l’avenir les imprimantes ne se bloqueront plus et que les réseaux ne tomberont plus en panne. Si les attentes sont que lorsque ces pannes se produiront, le service informatique sera en mesure de les gérer si rapidement et si efficacement que nous n’aurons pas à nous en préoccuper, nous dirions que cela n’a pas été notre expérience récente et que le department du service d’informatique doit être doté de ressources suffisantes et démontrer qu’il est capable de gérer une telle tâche avant que l’administration ne nous demande de faire un acte de foi lorsque le coût de l’échec est si élevé.

Pour autant que nous le sachions, la réunion des coordonnatrices et coordonnateurs de cette semaine est la seule consultation prévue du corps enseignant sur cette question. Si vous partagez nos préoccupations, ou si vous en avez d’autres, nous vous demandons de vous faire entendre à haute voix, de manière répétée et à l’unisson lors de cette réunion. En outre, nous vous demandons de rejeter l’inévitable réponse selon laquelle vos préoccupations seront prises en compte par la phrase vague « Les lacunes dans la stratégie des points de service sont comblées par les imprévus du projet » à laquelle il est fait allusion dans la phase finale du plan. Ce changement est susceptible de provoquer des perturbations suffisantes pour que des promesses aussi nébuleuses et superficielles soient insuffisantes.

Nous avons besoin de précisions et nous les méritons. Nous méritons d’être consultés sérieusement et avec un esprit ouvert. Nous  méritons que l’on respecte nos besoins en tant qu’enseignant.e.s et que l’on nous permette de faire notre travail. C’est à nous de dire au Collège ce dont nous avons besoin pour faire notre travail, et non l’inverse.